Poniższy artykuł odpowie na pytania: Od czego zacząć, aby nasz pomysł przekształcił się w projekt ? Co nazywamy projektem? Czym jest cel projektu i jak prawidłowo go sformułować?
Każda organizacja pozarządowa działająca na rzecz pożytku publicznego, w tym organizacja polonijna, powinna realizować swoje cele. Zazwyczaj cele te ujęte są w statucie. Ale jak osiągnąć je bez zasobów finansowych?
I tu zaczyna się problem.
Jak opisać ten cel czy pomysł, aby mógł być zrealizowany?
Jak zdobyć zasoby finansowe na realizację tego pomysłu? Czy jest to możliwe?
Tak, jest jednak małe „ale”…
Żaden donator nie przekaże swoich pieniędzy, jeśli nie będzie znał dokładnie celu danego projektu, jego harmonogramu, nie będzie znał grupy docelowej i nie będzie znał rezultatów jakie chce osiągnąć pomysłodawca oraz o jaki budżet chodzi. I tu już zaczyna się projekt.
CO NAZYWAMY PROJEKTEM?
Nie ma jednej definicji projektu. W dzisiejszych czasach często słyszymy, że ktoś realizuje projekt. No właśnie, czyli co?
Projekt to przedsięwzięcie, które zaspokaja potrzeby i oczekiwania jakiejś grupy społecznej, ogranicza lub minimalizuje problemy danej grupy odbiorców w ściśle określonym czasie tj. mającym swój początek i koniec, które zmierza do osiągnięcia założonego przez pomysłodawcę celu.
Wydaje się to proste prawda? Niestety nie do końca tak jest. Zacznijmy zatem od kilku pytań.
Po pierwsze, co chcę tak naprawdę zrobić? Po drugie, z kim chcę realizować mój pomysł tj. czy mam odpowiedni zespół pracowników/współpracowników, aby zrealizować to, co zamierzam? Po trzecie, od kiedy chcę zacząć realizować mój pomysł, a kiedy chcę go zakończyć? Dalej, w jakich miejscach ma być realizowany mój pomysł, czy dotyczy tylko mojej miejscowości czy też innych, terenu Polski czy zagranicy?
No i kolejne pytanie, dlaczego w ogóle zamierzam się podjąć realizacji mojego pomysłu? Dlaczego ja i właśnie teraz? No dobrze, a w ogóle co chcę osiągnąć? Jakie skutki przyniesie mój pomysł? Czy będzie to opracowanie nowego produktu, a może mój pomysł pozwoli zdobyć kwalifikacje lub kompetencje jakiejś określonej grupie osób? Kto będzie odbiorcą mojego pomysłu? Jakie kroki muszę podjąć, aby mój pomysł zrealizować? Ile czasu mi to zajmie? No i przede wszystkim, ile będzie mnie to kosztowało?
Gdy odpowiemy sobie na te wszystkie pytania, zastanówmy się jakie są atuty naszego pomysłu oraz jakie są jego słabości, jakie szanse i jakie zagrożenia. Odpowiedzi na powyższe pytania, pozwolą nam na wstępny zarys naszego projektu. Czyli, jednym słowem, pomysł zaczyna powoli być zarysem projektu.
WYZNACZAMY CEL PROJEKTU
Fundusze dotacyjne, to środki przeznaczone na dany cel.
Jaki powinien być cel projektu, aby donator mógł nam zaufać?
Otóż, z pewnością nie powinien być abstrakcyjny. Powinien koniecznie odnosić się do danej rzeczywistości np. rozwiązywać jakiś problem lub zaspokajać konkretne potrzeby odbiorców.
Powinniśmy widzieć, jakie są potrzeby, oczekiwania naszej grupy docelowej. Czy są jakieś istotne bariery, które uniemożliwią nam realizację naszych zamierzeń. Dodatkowo, jakie problemy ma rozwiązać nasz projekt?
Konstruując projekt, nie powinniśmy zajmować się problemami które nie istnieją, potencjalnymi czy przyszłymi. Zajmijmy się problemami, które są tu i teraz, w czasie rzeczywistym. Na rozwiązywanie potencjalnych problemów przyjdzie jeszcze czas.
Przechodzimy zatem do ANALIZY PROBLEMÓW W PROJEKCIE.
Gdy już zidentyfikujemy problemy, czyli negatywny stan sytuacji wyjściowej, to zdefiniujmy je pod kątem przyczyna-skutek.
I tu mały przykład. Załóżmy, że chcemy zorganizować warsztaty aktywizacyjne dla młodzieży polonijnej w naszym mieście.
Po co chcemy to zrobić? Jaki jest tego cel?
Po przeanalizowaniu różnych danych, przeprowadzeniu ankiety wśród młodzieży, wiemy, że głównym problemem dla naszej grupy docelowej, jest brak możliwości dojazdu do sali szkoleniowej. Dodatkowo dowiedzieliśmy się, że nasza młodzież ma problem z zaangażowaniem się w życie polonijne wynikający ze słabego posługiwania się językiem polskim. Mamy zatem dwa główne: problemy-dojazd i kłopoty językowe oraz skutek: słabe zaangażowanie młodzieży. Zatem taki projekt powinien rozwiązać dwa główne problemy- dojazd oraz problem językowy. To pozwoli na aktywizację naszej grupy docelowej – młodzieży polonijnej.
Chcąc rozwiązać główne problemy naszej grupy odbiorców, powinniśmy po pierwsze zapewnić dojazd na zajęcia, a po drugie podnieść ich kwalifikacje językowe.
Jednym słowem nasz projekt powinien być ukierunkowany na takie działania, które będą odpowiadały na potrzeby naszych przyszłych uczestników projektu.
No dobrze, ale jaki powinien być cel główny naszego projektu?
Każdy główny cel projektu, finansowany z dotacji, powinien przede wszystkim odnosić się do celów programu, w ramach którego projekt jest finansowany.
Cele takiego programu jesteśmy w stanie poznać, czytając dokumentację konkursową, np. regulamin danego konkursu lub szczegółowy opis danego programu zamieszczony w tzw. dokumentacji programowej.
Jak już wspomniano powyżej, fundusze dotacyjne to środki przeznaczone na dany cel, które są szczegółowo ujęte w zapisach dokumentacji konkursowej.
A teraz postawmy ważne pytanie – w jaki sposób zdefiniować cel główny naszego projektu ? Załóżmy, że donator ma na celu aktywizację Polonii. Jak zatem mamy określić nasz główny cel ? Wiemy, że nasz przykładowy projekt wpisuje się w cele donatora. Jednakże same warsztaty, w których ma uczestniczyć młodzież, nie są celem, a tylko środkiem do celu.
Każdy cel projektu powinien być SMART. Tłumaczymy ten wyraz na polski jako mądry. Ale tak naprawdę cóż to oznacza?
Cel powinien być: Simple, czyli konkretny i prosty; Measurable tj. mierzalny ilościowo i jakościowo; Achievable – realny do osiągnięcia; Relevant – istotny zwłaszcza dla naszej grupy docelowej, a także Time based tj. określony w czasie.
Chcąc określić cel zgodnie z zasadą SMART musimy odnieść się do wszystkich jego elementów.
GŁÓWNY CEL NASZEGO przykładowego projektu może mieć brzmienie:
aktywizacja grupy 50 osób w wieku 15-20 lat zamieszkałej w mieście X, podnosząca kompetencje społeczne poprzez warsztaty historyczne, szkolenia językowe, warsztaty coachingu w okresie od marca 2021 do sierpnia 2021 r.
Celem takich warsztatów mogłaby być nie tylko typowa nauka, ale również aktywizacja młodzieży polonijnej do wzięcia udziału w realizacji wspólnych wydarzeń organizowanych dla społeczności polskiej mieszkającej w mieście X.
CELE SZCZEGÓŁOWE PROJEKTU
Teoretycznie mamy już główny cel projektu. Teraz powinniśmy określić cele szczegółowe. Takimi celami będą na przykład :
– Podniesienie świadomości historycznej wśród młodzieży polonijnej poprzez warsztaty historyczne
– Rozwój psychospołeczny grup polonijnych poprzez realizację coachingu wśród młodzieży z miasta X
– Podniesienie kwalifikacji językowych wśród grupy naszych odbiorców poprzez naukę języka polskiego.
Reasumując, cel główny projektu powinien wpisywać się w założenia konkursu i oczekiwania domatora, a docelowo maksymalnie zrealizować te założenia.
Dodatkowo projekt powinien odpowiadać na potrzeby, oczekiwania i problemy naszej grupy odbiorców.
Nie powinien być tylko naszym wyobrażeniem o danej grupie docelowej. Projekt powinien być poprzedzony dokładną analizą problemów i potrzeb. Tylko dzięki niej będziemy w stanie dostosować działania, które najlepiej wspomogą naszych uczestników.
W dalszej kolejności powinniśmy odpowiedzieć na pytania: co zostanie osiągnięte i jak to zmierzyć ? Jak powinien wyglądać harmonogram i budżet projektu ? Czy istnieją jakieś zagrożenia, ryzyka, które uniemożliwią nam realizację naszych założonych wcześniej celów? Jakie działania w projekcie odpowiedzą na wszystkie potrzeby odbiorców? Czy mamy wystarczający potencjał kadrowo-techniczny do realizacji naszego projektu, a jeśli nie, to jak go zdobyć ? Jak zarządzać naszym projektem ?
Na te pytania odpowiemy na naszych webinariach, na które serdecznie zapraszamy.