środa, 2 grudnia, 2020
WIĘCEJ

    Harmonogram i budżet projektu – krok po kroku

    Warto przeczytać

    Czy dwujęzyczność dzieci ma sens?

    Rozważania na temat dwujęzyczności warto rozpocząć w październiku. Dlaczego? Od 2015 roku corocznie właśnie w tym miesiącu...

    Czas na zmianę: bezpłatne szkolenia online

    Czas na zmianę: bezpłatne szkolenia online W tym artykule dowiesz się o licznych stronach...

    Najbardziej poszukiwani pracownicy na międzynarodowym rynku pracy

    XXI wiek to czas dynamicznych przemian. Na naszych oczach dokonuje się tzw. czwarta rewolucja przemysłowa i ma...
    Anna Jankowska
    Od ponad 14 lat zajmuję się zarządzaniem projektami finansowanymi z dotacji, a od 10 lat prowadzę własną firmę doradczą. Każdy projekt jest dla mnie wyzwaniem, gdyż jak głosi moja dewiza projekt to "żywy organizm". Czasami trzeba się ciężko napracować, aby zakończył się szczęśliwym finałem. Jednak po każdym takim zmęczeniu, przychodzi uśmiech na twarzy i mogę sobie powiedzieć "udało się". Każdy projekt uczy mnie czegoś nowego. Realizując go, poznaję wielu wspaniałych i mądrych ludzi. Niektóre projekty, zwłaszcza te tzw. "miękkie" dają mi również satysfakcję, gdyż dzięki nim można zrobić wiele dobrego dla innych. Jednym z nich był projekt dla osób zagrożonych wykluczeniem społeczno-zawodowym. Wielu moich "podopiecznych" znalazło pracę i swoje miejsce w życiu. Do dzisiaj wspominam panią Monikę, która jako osoba z niepełnosprawnością, mama trójki maleńkich dzieci, zaczęła pracować jako opiekunka osób niepełnosprawnych. Pomimo moich obiekcji co do wybranego zawodu, Ona odpowiadała uśmiechając się cyt. "a komu mają zaufać Ci bez ręki, jeśli nie osobie, która nie ma dwóch nóg". Dla takich chwil warto czasami się pomęczyć i pokonać piętrzące się w projekcie "ogromne góry". Moim hobby jest praca w ogrodzie, którą chyba też traktuję trochę jak projekt, ale moje róże są wisienką na przysłowiowym torcie.

    Harmonogram i budżet projektu –krok po kroku

    Jak poprawnie opracować budżet projektu? Od czego zacząć? Co to jest harmonogram projektu? Czym są zadania w projekcie? Jak opracować harmonogram, aby był spójny z celem głównym naszego projektu? Jakie błędy są najczęściej popełniane przy opracowaniu budżetu projektu

    To tylko kilka pytań, na które odpowie artykuł.

    Mam nadzieję, że ta publikacja rozświetli mroki problemów związanych z budowaniem harmonogramu i budżetu projektu. Pozwoli, na wybranie swojego sposobu, aby dobrze zaplanować zadania i dobrać odpowiedni potencjał finansowy oraz kadrowy w projekcie.

    Co nazywamy harmonogramem projektu i w jakim celu go tworzymy?

    Harmonogram to drogowskaz działań projektowych. Dzięki niemu łatwiej nam będzie zaplanować poszczególne etapy projektu oraz określić ich logiczną kolejność. A to wszystko
    w ściśle określonym czasie.

    Planując projekt, powinniśmy stworzyć odpowiedni plan, aby nie rozciągać w czasie
    zaplanowanych zadań. Dlaczego? Dlatego, że prowadząc projekt zazwyczaj mamy ograniczone środki finansowe. Zatem, aby nie trzeba było przedłużać niepotrzebnie poszczególnych etapów projektu (gdyż każdy dodatkowy dzień projektu, to dodatkowe koszty), konieczne jest opracowanie dokładnego harmonogramu.

    Poprawnie zaplanowane działania pozwolą na właściwe opracowanie budżetu projektu. Dodatkowo, aby zrealizować działania, które pomogą nam osiągnąć zamierzony cel, musimy koniecznie zastanowić się, co i jak będziemy robić, aby ten cel osiągnąć. To, w jaki sposób tego dokonamy, zależy od tego, jakie mamy środki finansowe, techniczne i kadrowe na nasze działania. Powinniśmy się również zastanowić, jakie mamy doświadczenie w realizacji podobnych działań. Czy mamy odpowiednich ludzi, czy będziemy czerpać z zasobów kadrowych naszej organizacji czy musimy zatrudnić kogoś z zewnątrz i czy nas na to stać?
    Czy nasze działania odpowiadają na zdiagnozowane potrzeby naszych odbiorców?

    ETAPY TWORZENIA HARMONOGRAMU

    Podam przykłady, dzięki którym łatwiej będzie zrozumieć, dlaczego tak istotne jest dobre rozplanowanie poszczególnych zadań w projekcie.

    Załóżmy, że Firma X i Firma Y chciałyby zorganizować szkolenie dla 50 osób, których celem jest podniesienie kwalifikacji kadry managerskiej.

    Firma X zajęła się organizacją szkolenia, wcześniej odpowiednio planując poszczególne etapy szkolenia. Jak to zrobiła?

    PO PIERWSZE opracowała program szkolenia do potrzeb kadry managerskiej, a po drugie przygotowała listę zadań w projekcie.

    Lista zadań FIRMY X

    1. Opracowanie i rozesłanie zaproszeń dla kadry managerskiej potencjalnie zainteresowanej naszym szkoleniem. Powołanie się na rekomendacje szkolonych już wcześniej uczestników.
    2. Przyjęcie zgłoszeń i zakwalifikowanie uczestników szkolenia– rekrutacja uczestników szkolenia.
    3. Zaplanowanie realizacji szkolenia – podzielenie uczestników na dane grupy; zastanowienie się, ile ma być grup i po ile osób w grupie, tak aby szkolenie było jak najbardziej efektywne; dostosowanie terminów i miejsca szkolenia do uczestników, przygotowanie programu szkolenia i opracowanie materiałów szkoleniowych
    4. Zatrudnienie,bądź wyznaczenie, kadry szkoleniowej tj. wykwalifikowanych wykładowców, którzy poprowadzą takie szkolenie oraz personelu technicznego
    5. Zaplanowanie jakich sal szkoleniowych będziemy potrzebowali, pod względem technicznym i wynajęcie tych sal dla każdej grupy
    6. Zaplanowanie czy będziemy potrzebowali obiadu czy tylko przerwy kawowej
      i zorganizowanie cateringu dla każdej z grup.

    Po przygotowaniu ww. listy Firma X podzieliła poszczególne zadania na etapy i ustaliła kolejność zadań. Dodatkowo ustalono zależności pomiędzy realizowanymi zadaniami
    tj. sprawdzono czy niektóre działania można zrealizować równolegle oraz czy inne wynikają
    z ukończenia poprzednich. Dla każdego etapu przydzielono odpowiednie terminy, w jakich będą realizowane poszczególne działania. Na sam koniec wyznaczono ramy czasowerealizacji całości szkolenia.

    Natomiast Firma Y „poszła na żywioł”. Bez zaplanowanych działań okazało się, że ma zbyt małe zasoby kadrowe do realizacji tego szkolenia i konieczne było zatrudnienie dodatkowych wykładowców (niestety za dużo wyższą kwotę niż ta przeznaczona na to działanie). Dodatkowo terminy, które zostały narzucone przez Firmę Y w żaden sposób nie odpowiadały uczestnikom, przez co wielu z nich nie dotarło na szkolenie. W salach, które wynajęto, zabrakło projektorów, bo nie pomyślano o nich wcześniej. Jak to się mówi – „totalna klapa”, której można było uniknąć, gdyby wcześniej wszystko zostało skrupulatnie zaplanowane.

    Oczywiście przykład Firmy Y to ekstremum. Jest to jednak obraz tego, co może się zdarzyć, jeśli nie mamy poprawnie sporządzonego harmonogramu.

    NARZĘDZIA DO OPRACOWANIA HARMONOGRAMU

    No dobrze, ale jak mam zabrać się do tworzenia takiego harmonogramu, nie mając do tego odpowiednich narzędzi? Nic prostszego. W Internecie jest wiele dostępnych, przydatnych narzędzi do tworzenia harmonogramów. Kilka darmowych programów to Redmine, Tamigo, Collabtive, Gantt Project, Open Project, ProjectLibre. Ale oprócz wskazanych wyżej narzędzi, warto posłużyć się zwykłym Excelem.

    Jak widać z powyższego przykładu, opracowanie poprawnego harmonogramu jestniezwykle istotne podczas realizacji każdego projektu. Dobry plan to podstawa w zarządzaniu zadaniami w projekcie, co w efekcie prowadzi do osiągnięcia zamierzonych celów. Zatem warto o tym wiedzieć jak najwięcej. Zapraszam zatem na mój webinar, na którym opowiem, jak opracować harmonogram, pokażę również rzeczywiste harmonogramy projektów.

    No dobrze, ale załóżmy, że mamy już za sobą analizę grupy odbiorców, prawidłowo postawiony cel projektu i opracowany harmonogram projektu.

    Czas na budżet projektu.

    Każdy z nas przynajmniej kilka razy przygotowywał własny budżet domowy. Planując większe zakupy, przekraczające nasz budżet miesięczny, zastanawiamy się, ile będą kosztowały.
    Czy konieczny jest zakup wszystkich wymarzonych towarów, czy z niektórych możemy zrezygnować, aby kupić tylko te najbardziej potrzebne. To właśnie nazywamy planowaniem budżetu.

    W projektach wygląda to trochę inaczej, ale założenia są podobne. Określenie ram finansowych projektu może dla niektórych wydawać się trudnym zadaniem. Bez dobrego budżetu, podobnie jak bez dobrego harmonogramu, trudno zrealizować projekt.

    Co nazywamy budżetem projektu i w jakim celu go opracowujemy?

    Budżet projektu to środki finansowe ściśle powiązane z realizacją wszystkich zaplanowanych działań w całym okresie realizacji projektu. Co to oznacza?

    Nic ponad to, że musimy tak zaplanować wydatki w budżecie, aby zaplanowane środki na dane zadanie były wystarczające -ani za małe, ani za duże. Zatem, dobrze skonstruowany budżet, to budżet opracowany realnie i rzetelnie.

    Ale jak zaplanować, oszacować koszty?

    Prosta zasada konstruowania każdego budżetu, również ww. budżetu domowego, to jak najlepszy towar czy usługa za rozsądną cenę.

    Opracowując budżet, spiszmy najpierw wszystkie planowane wydatki, które dotyczą naszej listy zadań i naszego harmonogramu.Każdy wydatek w projekcie powinien być ściśle powiązany z naszym harmonogramem i listą zadań.

    Następnie określmy jednostki miary, ilość oraz koszt jednostkowy na podstawie którego będziemy szacować ogóle koszty pozycji budżetowej.

    Przykład przedstawiony dla Firmy X:

    Nazwa kosztuJednostka miaryLiczbaCena jednostkowaKoszty ogółem
    Wynagrodzenie trenerów na szkolenie kadry managerskiej dla 5 grup x 8 godzin  Godzina5 grup x 8 godzin szkolenia = 40 godzin100 szekli4000 szekli

    Zatem samo wynagrodzenie godziny trenera wynosi 100 szekli.Przy uwzględnieniu przeszkolenia 5 grup 10-osobowych ogólny koszt wynosi 4000 szekli.

    Ale jak oszacować, ile wynosi koszt wynagrodzenia trenera za jedną godzinę szkolenia? Sprawdźmy po prostu, ile dana usługa czy towar jest wart na rynku, najlepiej lokalnym, gdyż w dużym mieście dana usługa może być dużo droższa niż w małej miejscowości. Średnia
    z różnych cen rynkowych pozwoli nam realnie oszacować poszczególne koszty naszego budżetu.

    Budżet w projektach to tzw. budżet zadaniowy,czyli wszystkie koszty opisanych zadań
    w projekcie, dzięki którym dane zadanie jesteśmy w stanie zrealizować.

    W koszty realizacji projektów finansowanych w ramach funduszy unijnych, wchodzą koszty bezpośrednie, czyli takie, które są ściśle powiązane z zadaniami realizowanymi w projekcie oraz koszty pośrednie związane z promocją i zarządzaniem projektem.

    Błędy popełniane przy konstruowaniu budżetu

    Najczęstszymi błędami przy opracowywaniu budżetu są:

    – zawyżanie lub zaniżanie kosztów realizowanych zadań,

    – brak uzasadnienia kosztów w kontekście opisu działań,

    – wybór złych miar jednostkowych,

    – nieprecyzyjnie opisane koszty w budżecie.

    Aby dowiedzieć się więcej na temat projektowania budżetu zapraszam na webinar „Jak prawidłowo zaplanować i sporządzić budżet projektu”.

    Anna Jankowska

    ZOSTAW ODPOWIEDŹ

    Proszę wpisać swój komentarz!
    Proszę podać swoje imię tutaj

    Najnowsze

    Gdy ekspert czuje się niedouczony – jak zmienić przekonania o sobie na lepsze?

    Często spotykam się ze znakomitymi specjalistami, którzy nie wierzą w swoje kompetencje. Pracują w dużych firmach, w...

    Aplikacje i programy wspierające trening mentalny w domu – poleca Paweł Habrat

    Podczas webinaru w dniu 25.11.2020 r., w którym miałem okazję być gościem, poruszaliśmy m.in. temat obszarów treningu mentalnego, które możemy zaimplementować do...

    Kultura Polonijna w Norwegii

    Jeszcze do niedawna wśród Polaków w Norwegii krążyło powiedzenie, że kraj w którym im przyszło mieszkać jest polską pustynią kulturalną i intelektualną....

    Jak nauczyć dziecko pisać i czytać po polsku?

    „Ala ma kota” – któż z nas nie zna tego słynnego zdania autorstwa Mariana Falskiego? To zdanie-pomnik, które dla wielu pokoleń stało...

    Trening online. Moda czy potrzeba?

    Moda na zdrowy tryb życia coraz śmielej wkracza w naszą rzeczywistość. Coś, co jeszcze kilkanaście lat temu było rzadko spotykane, dziś powoli...

    Zobacz także