Harmonogram i budżet projektu –krok po kroku
Jak poprawnie opracować budżet projektu? Od czego zacząć? Co to jest harmonogram projektu? Czym są zadania w projekcie? Jak opracować harmonogram, aby był spójny z celem głównym naszego projektu? Jakie błędy są najczęściej popełniane przy opracowaniu budżetu projektu
To tylko kilka pytań, na które odpowie artykuł.
Mam nadzieję, że ta publikacja rozświetli mroki problemów związanych z budowaniem harmonogramu i budżetu projektu. Pozwoli, na wybranie swojego sposobu, aby dobrze zaplanować zadania i dobrać odpowiedni potencjał finansowy oraz kadrowy w projekcie.
Co nazywamy harmonogramem projektu i w jakim celu go tworzymy?
Harmonogram to drogowskaz działań projektowych. Dzięki niemu łatwiej nam będzie zaplanować poszczególne etapy projektu oraz określić ich logiczną kolejność. A to wszystko
w ściśle określonym czasie.
Planując projekt, powinniśmy stworzyć odpowiedni plan, aby nie rozciągać w czasie
zaplanowanych zadań. Dlaczego? Dlatego, że prowadząc projekt zazwyczaj mamy ograniczone środki finansowe. Zatem, aby nie trzeba było przedłużać niepotrzebnie poszczególnych etapów projektu (gdyż każdy dodatkowy dzień projektu, to dodatkowe koszty), konieczne jest opracowanie dokładnego harmonogramu.
Poprawnie zaplanowane działania pozwolą na właściwe opracowanie budżetu projektu. Dodatkowo, aby zrealizować działania, które pomogą nam osiągnąć zamierzony cel, musimy koniecznie zastanowić się, co i jak będziemy robić, aby ten cel osiągnąć. To, w jaki sposób tego dokonamy, zależy od tego, jakie mamy środki finansowe, techniczne i kadrowe na nasze działania. Powinniśmy się również zastanowić, jakie mamy doświadczenie w realizacji podobnych działań. Czy mamy odpowiednich ludzi, czy będziemy czerpać z zasobów kadrowych naszej organizacji czy musimy zatrudnić kogoś z zewnątrz i czy nas na to stać?
Czy nasze działania odpowiadają na zdiagnozowane potrzeby naszych odbiorców?
ETAPY TWORZENIA HARMONOGRAMU
Podam przykłady, dzięki którym łatwiej będzie zrozumieć, dlaczego tak istotne jest dobre rozplanowanie poszczególnych zadań w projekcie.
Załóżmy, że Firma X i Firma Y chciałyby zorganizować szkolenie dla 50 osób, których celem jest podniesienie kwalifikacji kadry managerskiej.
Firma X zajęła się organizacją szkolenia, wcześniej odpowiednio planując poszczególne etapy szkolenia. Jak to zrobiła?
PO PIERWSZE opracowała program szkolenia do potrzeb kadry managerskiej, a po drugie przygotowała listę zadań w projekcie.
Lista zadań FIRMY X
- Opracowanie i rozesłanie zaproszeń dla kadry managerskiej potencjalnie zainteresowanej naszym szkoleniem. Powołanie się na rekomendacje szkolonych już wcześniej uczestników.
- Przyjęcie zgłoszeń i zakwalifikowanie uczestników szkolenia– rekrutacja uczestników szkolenia.
- Zaplanowanie realizacji szkolenia – podzielenie uczestników na dane grupy; zastanowienie się, ile ma być grup i po ile osób w grupie, tak aby szkolenie było jak najbardziej efektywne; dostosowanie terminów i miejsca szkolenia do uczestników, przygotowanie programu szkolenia i opracowanie materiałów szkoleniowych
- Zatrudnienie,bądź wyznaczenie, kadry szkoleniowej tj. wykwalifikowanych wykładowców, którzy poprowadzą takie szkolenie oraz personelu technicznego
- Zaplanowanie jakich sal szkoleniowych będziemy potrzebowali, pod względem technicznym i wynajęcie tych sal dla każdej grupy
- Zaplanowanie czy będziemy potrzebowali obiadu czy tylko przerwy kawowej
i zorganizowanie cateringu dla każdej z grup.
Po przygotowaniu ww. listy Firma X podzieliła poszczególne zadania na etapy i ustaliła kolejność zadań. Dodatkowo ustalono zależności pomiędzy realizowanymi zadaniami
tj. sprawdzono czy niektóre działania można zrealizować równolegle oraz czy inne wynikają
z ukończenia poprzednich. Dla każdego etapu przydzielono odpowiednie terminy, w jakich będą realizowane poszczególne działania. Na sam koniec wyznaczono ramy czasowerealizacji całości szkolenia.
Natomiast Firma Y „poszła na żywioł”. Bez zaplanowanych działań okazało się, że ma zbyt małe zasoby kadrowe do realizacji tego szkolenia i konieczne było zatrudnienie dodatkowych wykładowców (niestety za dużo wyższą kwotę niż ta przeznaczona na to działanie). Dodatkowo terminy, które zostały narzucone przez Firmę Y w żaden sposób nie odpowiadały uczestnikom, przez co wielu z nich nie dotarło na szkolenie. W salach, które wynajęto, zabrakło projektorów, bo nie pomyślano o nich wcześniej. Jak to się mówi – „totalna klapa”, której można było uniknąć, gdyby wcześniej wszystko zostało skrupulatnie zaplanowane.
Oczywiście przykład Firmy Y to ekstremum. Jest to jednak obraz tego, co może się zdarzyć, jeśli nie mamy poprawnie sporządzonego harmonogramu.
NARZĘDZIA DO OPRACOWANIA HARMONOGRAMU
No dobrze, ale jak mam zabrać się do tworzenia takiego harmonogramu, nie mając do tego odpowiednich narzędzi? Nic prostszego. W Internecie jest wiele dostępnych, przydatnych narzędzi do tworzenia harmonogramów. Kilka darmowych programów to Redmine, Tamigo, Collabtive, Gantt Project, Open Project, ProjectLibre. Ale oprócz wskazanych wyżej narzędzi, warto posłużyć się zwykłym Excelem.
Jak widać z powyższego przykładu, opracowanie poprawnego harmonogramu jestniezwykle istotne podczas realizacji każdego projektu. Dobry plan to podstawa w zarządzaniu zadaniami w projekcie, co w efekcie prowadzi do osiągnięcia zamierzonych celów. Zatem warto o tym wiedzieć jak najwięcej. Zapraszam zatem na mój webinar, na którym opowiem, jak opracować harmonogram, pokażę również rzeczywiste harmonogramy projektów.
No dobrze, ale załóżmy, że mamy już za sobą analizę grupy odbiorców, prawidłowo postawiony cel projektu i opracowany harmonogram projektu.
Czas na budżet projektu.
Każdy z nas przynajmniej kilka razy przygotowywał własny budżet domowy. Planując większe zakupy, przekraczające nasz budżet miesięczny, zastanawiamy się, ile będą kosztowały.
Czy konieczny jest zakup wszystkich wymarzonych towarów, czy z niektórych możemy zrezygnować, aby kupić tylko te najbardziej potrzebne. To właśnie nazywamy planowaniem budżetu.
W projektach wygląda to trochę inaczej, ale założenia są podobne. Określenie ram finansowych projektu może dla niektórych wydawać się trudnym zadaniem. Bez dobrego budżetu, podobnie jak bez dobrego harmonogramu, trudno zrealizować projekt.
Co nazywamy budżetem projektu i w jakim celu go opracowujemy?
Budżet projektu to środki finansowe ściśle powiązane z realizacją wszystkich zaplanowanych działań w całym okresie realizacji projektu. Co to oznacza?
Nic ponad to, że musimy tak zaplanować wydatki w budżecie, aby zaplanowane środki na dane zadanie były wystarczające -ani za małe, ani za duże. Zatem, dobrze skonstruowany budżet, to budżet opracowany realnie i rzetelnie.
Ale jak zaplanować, oszacować koszty?
Prosta zasada konstruowania każdego budżetu, również ww. budżetu domowego, to jak najlepszy towar czy usługa za rozsądną cenę.
Opracowując budżet, spiszmy najpierw wszystkie planowane wydatki, które dotyczą naszej listy zadań i naszego harmonogramu.Każdy wydatek w projekcie powinien być ściśle powiązany z naszym harmonogramem i listą zadań.
Następnie określmy jednostki miary, ilość oraz koszt jednostkowy na podstawie którego będziemy szacować ogóle koszty pozycji budżetowej.
Przykład przedstawiony dla Firmy X:
| Nazwa kosztu | Jednostka miary | Liczba | Cena jednostkowa | Koszty ogółem |
| Wynagrodzenie trenerów na szkolenie kadry managerskiej dla 5 grup x 8 godzin | Godzina | 5 grup x 8 godzin szkolenia = 40 godzin | 100 szekli | 4000 szekli |
Zatem samo wynagrodzenie godziny trenera wynosi 100 szekli.Przy uwzględnieniu przeszkolenia 5 grup 10-osobowych ogólny koszt wynosi 4000 szekli.
Ale jak oszacować, ile wynosi koszt wynagrodzenia trenera za jedną godzinę szkolenia? Sprawdźmy po prostu, ile dana usługa czy towar jest wart na rynku, najlepiej lokalnym, gdyż w dużym mieście dana usługa może być dużo droższa niż w małej miejscowości. Średnia
z różnych cen rynkowych pozwoli nam realnie oszacować poszczególne koszty naszego budżetu.
Budżet w projektach to tzw. budżet zadaniowy,czyli wszystkie koszty opisanych zadań
w projekcie, dzięki którym dane zadanie jesteśmy w stanie zrealizować.
W koszty realizacji projektów finansowanych w ramach funduszy unijnych, wchodzą koszty bezpośrednie, czyli takie, które są ściśle powiązane z zadaniami realizowanymi w projekcie oraz koszty pośrednie związane z promocją i zarządzaniem projektem.
Błędy popełniane przy konstruowaniu budżetu
Najczęstszymi błędami przy opracowywaniu budżetu są:
– zawyżanie lub zaniżanie kosztów realizowanych zadań,
– brak uzasadnienia kosztów w kontekście opisu działań,
– wybór złych miar jednostkowych,
– nieprecyzyjnie opisane koszty w budżecie.
Aby dowiedzieć się więcej na temat projektowania budżetu zapraszam na webinar „Jak prawidłowo zaplanować i sporządzić budżet projektu”.
Anna Jankowska