niedziela, 28 listopada, 2021
WIĘCEJ

    Dotacje na projekty – na co zwrócić uwagę – część I – Regulamin konkursu

    Warto przeczytać

    Karta pobytu na terenie Polski. Decyzja negatywna – jak się skutecznie odwołać?

    Dotykając tematu legalizacji, mówimy przede wszystkim o dokumentach potwierdzających prawo do pobytu długoterminowego na terytorium państwa osoby...

    Czas na zmianę: bezpłatne szkolenia online

    Czas na zmianę: bezpłatne szkolenia online W tym artykule dowiesz się o licznych stronach...

    Czy dwujęzyczność dzieci ma sens?

    Rozważania na temat dwujęzyczności warto rozpocząć w październiku. Dlaczego? Od 2015 roku corocznie właśnie w tym miesiącu...
    Anna Jankowska
    Od ponad 14 lat zajmuję się zarządzaniem projektami finansowanymi z dotacji, a od 10 lat prowadzę własną firmę doradczą. Każdy projekt jest dla mnie wyzwaniem, gdyż jak głosi moja dewiza projekt to "żywy organizm". Czasami trzeba się ciężko napracować, aby zakończył się szczęśliwym finałem. Jednak po każdym takim zmęczeniu, przychodzi uśmiech na twarzy i mogę sobie powiedzieć "udało się". Każdy projekt uczy mnie czegoś nowego. Realizując go, poznaję wielu wspaniałych i mądrych ludzi. Niektóre projekty, zwłaszcza te tzw. "miękkie" dają mi również satysfakcję, gdyż dzięki nim można zrobić wiele dobrego dla innych. Jednym z nich był projekt dla osób zagrożonych wykluczeniem społeczno-zawodowym. Wielu moich "podopiecznych" znalazło pracę i swoje miejsce w życiu. Do dzisiaj wspominam panią Monikę, która jako osoba z niepełnosprawnością, mama trójki maleńkich dzieci, zaczęła pracować jako opiekunka osób niepełnosprawnych. Pomimo moich obiekcji co do wybranego zawodu, Ona odpowiadała uśmiechając się cyt. "a komu mają zaufać Ci bez ręki, jeśli nie osobie, która nie ma dwóch nóg". Dla takich chwil warto czasami się pomęczyć i pokonać piętrzące się w projekcie "ogromne góry". Moim hobby jest praca w ogrodzie, którą chyba też traktuję trochę jak projekt, ale moje róże są wisienką na przysłowiowym torcie.

    W tym artykule chciałabym Państwu przybliżyć główne problemy związane z pierwszym etapem opracowania wniosku o dofinansowanie, czyli dokumentacją konkursową. Na jednym z webinarów, prowadzonych przeze mnie, Uczestnik zadał pytanie, czy warto starać się o dotację, gdy regulamin konkursu jest tak niezwykle trudny do zrozumienia. Doskonale rozumiem obawy Uczestnika, gdyż sama takie miałam, rozpoczynając swoją przygodę z projektami. Dokumentacja konkursowa wydawała mi się nie do przebrnięcia. Mnóstwo załączników, tabel, a do tego wielostronicowy regulamin konkursu. Jednak traktowałam to trochę jako niezwykłe wyzwanie, którego pokonanie nieraz sprawiało mi wiele satysfakcji.

    A zatem cóż zrobić, gdy mamy już pomysł, który ubraliśmy w podstawowy harmonogram, budżet i opis jego realizacji? Wiemy już, czy projekt będzie wspólny, czy będzie partnerski, czy też będziemy działać w nim sami. Znamy cele naszego projektu, jego wskaźniki i wszystkie opcje dotyczące możliwości realizacji. No, ale co dalej…

    GDZIE SZUKAĆ KONKURSÓW

    Dalej szukamy odpowiedniego konkursu grantowego, który pozwoli nam wdrożyć nasze pomysły.

    Warto zaglądać w różne miejsca. Ja polecam w Polsce i poza jej granicami poniższe strony, na których organizacje z sektora3, z różnych krajów, mogą znaleźć informacje, dotyczące grantów czy dotacji:

    Organizacje polonijne mogą również starać się o granty na swoją działalność w ambasadach czy konsulatach. Dodatkowo organizacje pozarządowe starać się o granty rządowe lub samorządowe, zarówno w kraju jak i za granicą, w miejscu, w którym organizacje te polonijne działają. Poniżej przedstawiam niektóre takie granty

    Dodatkowo warto poszukać możliwości realizacji swojego pomysłu na stronach organizacji pozarządowych działających jako organizacje parasolowe albo organizacje non-profit danego banku.

    W przypadku organizacji parasolowych, nie zawsze wiąże się to ze stroną finansową, ale możemy uzyskać od takiej organizacji ogromne wsparcie, dzięki któremu łatwiej złożymy wniosek lub rozliczymy dotację.

    Przykładem takich organizacji mogą być:

    Przykładem fundacji grantodawczych działających na rzecz organizacji są:

    ZNALEŹLIŚMY KONKURS I CO DALEJ…

    Jeśli już mamy dobrze zaplanowany projekt, znaleźliśmy konkurs, w ramach którego możemy go zrealizować, to następnym krokiem będzie wniosek o dofinansowanie. Nie polecam jednak, bez znajomości dokumentacji konkursowej, zabierać się za jego opracowanie. Aby pozytywnie przejść ocenę wniosku o dofinansowanie, zarówno formalną, jak i merytoryczną musimy dokładnie zapoznać się ze wszystkimi procedurami naboru wniosków. Jak to zrobić?

    REGULAMIN KONKURSU

    Zacznijmy od regulaminu konkursu. W regulaminie i jego załącznikach znajdziemy wszystkie konieczne informacje na temat tego, jak wygląda składanie wniosku czy oferty, jakie załączniki, jakie procedury musimy przejść i w jakiej formie złożyć naszą ofertę, bądź wniosek. Kłopot z regulaminami polega na tym, że wiele z nich pisanych jest językiem urzędowym, trudno dostępnym i często wyglądającym na niezrozumiały.

    Na co powinniśmy przede wszystkim zwrócić uwagę w regulaminie?

    Po pierwsze na to,KTO MOŻE UBIEGAĆ SIĘ O PRZYZNANIE DOTACJI.

    Przytoczę przykład takiego zapisu z regulaminu konkursu.

    PRZYKŁAD:

    „Podmiotami uprawnionymi do składania ofert o dofinansowanie realizacji zadania publicznego w ramach konkursu są:

    1. niebędące jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych lub przedsiębiorstwami, instytutami badawczymi, bankami i spółkami prawa handlowego będącymi państwowymi lub samorządowymi osobami prawnymi, niedziałające w celu osiągniecia zysku osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacje i stowarzyszenia;
    2. osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia
      i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego;
    3. stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego;
    4. spółdzielnie socjalne;
    5. spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz kluby sportowe będące spółkami działającymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie, które (przesłanki łączne):
    6. nie działają w celu osiągnięcia zysku;
    7. przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych;
    8. nie przeznaczają̨ zysku do podziału między swoich udziałowców, akcjonariuszy i pracowników.

    Uprawnione do aplikowania podmioty nie muszą posiadać statusu organizacji pożytku publicznego (opp)”.

    Zgodnie z powyższym opisem, tylko organizacje wskazane w tym opisie mogą ubiegać się o przyznanie dofinansowania w ramach konkursu.

    W tym miejscu warto wskazać, że w niektórych regulaminach, istnieją dodatkowe zapisy określające, jakie podmioty nie będą mogły starać się o dotację.

    Po drugie – PARTNERSTWO

    W tym miejscu należy dowiedzieć się również, czy możemy realizować dany projekt w partnerstwie i jakie warunki takie partnerstwo musi spełnić, aby nie było kwestionowane na etapie oceny wniosku przez Ekspertów. Czasami do składanej oferty, musimy dołączyć jako załącznik umowę partnerską, bez której wniosek nie będzie rozpatrywany.

    Po trzecie – TYPY PROJEKÓW

    W dokumentacji konkursu powinniśmy również zwrócić uwagę na typy projektów. Czasami w samym regulaminie jest tylko określony typ projektu, a szczegóły dotyczące warunków, jakie wnioskodawcy muszą spełnić przy danym typie projektu, zapisane są w dodatkowych dokumentach, wypisanych zazwyczaj na początku regulaminu. W projektach unijnych przykładem takiego dokumentu jest tzw. SZOOP, czyli Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych. Warto do niego zajrzeć, gdyż zawiera wszystkie ważne informacje dotyczące danego Działania, w ramach którego ogłaszany jest konkurs.

    Po czwarte – CELE KONKURSU, GRUPA DOCELOWA, WSKAŹNIKI

    Nasz cel projektu powinien wpisywać się w cel konkursu, który zazwyczaj jest w tekście regulaminu. To co zamierzamy wykonać w ramach projektu, musi być tożsame z konkursem.

    Kolejną ważną sprawą jest to, aby zobaczyć, czy nasza zaplanowana grupa docelowa wchodzi w zakres grupy docelowej konkursu. Jeśli cel i grupa odbiorców naszego projektu są tożsame lub zgodne z zapisami dokumentacji konkursowej, to możemy śmiało brać udział w konkursie.

    W regulaminie również zapisane jest to, jakie wskaźniki powinniśmy osiągnąć, aby zrealizować cel konkursu oraz jakie zasady horyzontalne nas obowiązują, gdy złożymy naszą ofertę.

    Po piąte – JAK ZŁOŻYĆ OFERTĘ

    Dodatkowo z dokumentacji dowiemy się, jak powinniśmy opracować naszą ofertę oraz w jakim terminie i w jaki sposób powinniśmy ją złożyć. Dowiemy się również jaki mamy okres realizacji projektu, czyli do kiedy i ile mamy czasu na zrealizowanie naszych zadań w projekcie. Powyższa informacja pozwoli nam spojrzeć na nasz projekt pod kątem długości realizacji, dowiemy się czy nasze zamierzenia zmieszczą się w terminach podanych przez donatora.

    Regulamin wskaże nam także czy na dany konkurs możemy złożyć jeden czy więcej wniosków. To dość istotna informacja, gdyż nawet mając dobry pomysł i dobrze opracowany wniosek, składając nadprogramową liczbę ofert na ten sam konkurs, sprawiamy, iż wszystkie nasze oferty są odrzucone i nierozpatrywane.  Brak znajomości regulaminu sprawia, że nie doczekamy się dotacji.

    Natomiast, gdybyśmy mogli złożyć więcej niż jeden wniosek w konkursie, będziemy mogli uzyskać dofinansowanie do dwóch różnych projektów wpisujących się w założenia dokumentacji.

    Zazwyczaj wniosek opracowywany jest w tzw. generatorze wniosków lub ofert. Jest to elektroniczna platforma, w ramach której opracowujemy nasz wniosek o dofinansowanie krok po kroku. Instrukcja generatora oraz instrukcja, jak wypełnić ofertę w dokumentach konkursowych często występują jako załączniki do regulaminu konkursu.

    W regulaminie zawarte są również zapisy, kto może podpisać ofertę, czyli kto jest osobą upoważnioną do reprezentacji wnioskodawcy. Osoby te często wpisane są w odpowiednich rejestrach, ewentualnie w upoważnieniach dotyczących reprezentacji. Zazwyczaj regulamin określa, jakie osoby powinny być wpisane do wniosku/oferty.

    Po szóste – ZAŁĄCZNIKI DO OFERTY

    Dokumentacja konkursowa również opisuje jakie zaświadczenia, oświadczenia, upoważnienia, załączniki należy dołączyć do oferty podczas jej składania. Przykładem takich załączników mogą być:

    • aktualny na dzień składania wniosku wypis z rejestru lub ewidencji  – o ile nie jest on dostępny w internetowych Wyszukiwarkach Podmiotów polskich typu KRS czy CEIDG;
    • umowy pomiędzy oferentami dotyczącej realizacji oferty wspólnej;
    • skan publikacji prasowych z ostatniego roku;
    • listy intencyjne od partnerów/organizacji wskazanych w ofercie, potwierdzające ich aktywny udział w opracowaniu oferty lub zobowiązanie do czynnej współpracy z oferentem w jego realizacji.;
    • oświadczenie o kwalifikowalności VAT;
    • studium wykonalności;
    • statut organizacji;
    • bilans za ostatni rok obrotowy;
    • formularz w zakresie oceny oddziaływania na środowisko;
    • inne dokumenty wskazane w regulaminie konkursu.

    Ważne, aby dokumenty, które są składane wraz z wnioskiem były aktualne, zgodne ze stanem faktycznym.

    Po siódme – WARTOŚĆ DOFINANSOWANIA I WYDATKI W PROJEKCIE

    Ważną informacją, zawartą w regulaminie konkursu jest wysokość wnioskowanej dotacji. Wskazuje ona, jaki powinien być nasz budżet projektu i czy nasze plany pokrywają się z tym, co zawarte jest w kryteriach dokumentacji konkursowej. Warto zwrócić uwagę na wkład własny projektu, czyli jaką kwotę będziemy musieli zainwestować ze środków własnych. Wkład własny opisuje, jaki udział procentowy wartości projektu mają stanowić nasze zasoby (finansowe lub niefinansowe). Wkładem własnym mogą być np. sale szkoleniowe, jak i zasoby kadrowe – wolontariusze, personel.

    Kolejny punkt, na który powinniśmy zwrócić uwagę, to miejsce realizacji. Nie zawsze możemy wybierać obszar realizacji taki, jaki mieliśmy w planach, opracowując nasz pomysł. W niektórych regulaminach konkursowych możemy znaleźć obszary realizacji w podziale nadany teren.

    Instytucja, zresztą słusznie, wprowadza takie podziały, gdyż realizacja projektu na zbyt rozległym terytorium może okazać się niewykonalna.

    Z dokumentacji konkursowej możemy również pozyskać informacje na temat kwalifikowalności wydatków. Dowiemy się jakie wydatki mogą, a jakie nie mogą być rozliczone w projekcie. Poniżej podaję przykłady wydatków kwalifikowalnych – czyli takich, które możemy rozliczyć w dotacji oraz niekwalifikowalnych, które nie powinny trafić się nam przy realizacji projektu, a jeśli się trafią, to musimy pokryć je  z własnych funduszy. Koszty kwalifikowalne to takie koszty, które podlegają refundacji przez donatora. Np. w ramach konkursu „Polonia i Polacy za granicą 2021”, można wyróżnić koszty merytoryczne i koszty administracyjne.

    Koszty merytoryczne, do których można zaliczyć np.:

    • wynagrodzenia specjalistów realizujących poszczególne działania, w tym nauczycieli, trenerów, ekspertów (jedynie w części odpowiadającej zaangażowaniu danej osoby
      w realizację projektu),
    • wynagrodzenia innych osób zatrudnionych bezpośrednio do realizacji działań merytorycznych przewidzianych w projekcie,
    • wydatki związane z uczestnictwem bezpośrednich adresatów zadania, takie jak materiały szkoleniowe, wyżywienie,
    • wynajem sal, zakup sprzętu,
    • zakup odzieży, żywności,
    • zakwaterowanie i przejazdy beneficjentów,
    • nagrody dla beneficjentów wkonkursach,

    mogą zostać uznane za kwalifikowalne w całości, ale pod pewnymi warunkami. Muszą być poniesione w trakcie realizacji projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie. Dodatkowo wydatek musi być zgodny z przepisami prawa, być niezbędny do realizacji celów projektu i zostać dokonanym w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny.

    Regulamin powyższego konkursu proponuje również kwalifikowalność kosztów administracyjnych, ale tylko do pewnej wartości procentowej kosztów projektu. I tak, gdy będziemy realizowali projekt o całkowitej wartości do 1 mln zł, możemy pokryć z dotacji koszty administracyjne maksymalnie do 10% wartości projektu. Przy realizacji projektu o całkowitej wartości powyżej 1 mln zł, mamy możliwość pokrycia z dotacji tych wydatków w wysokości maksymalnej  do 5% wartości projektu.

    Do kosztów administracyjnych, które możemy odpowiednio rozliczyć w wysokości do 5% lub 10% w zależności od wielkości projektu nalezą m.in.

    • czynsz za pomieszczenia biurowe i magazynowe,
    • zużycie energii elektrycznej i cieplnej,
    • opłaty za wodę i ścieki,
    • zakup artykułów biurowych,
    • opłaty bankowe,
    • ubezpieczenia,
    • koszty połączeń telefonicznych,
    • utrzymanie dostępu do Internetu,
    • opłaty pocztowe,
    • podróże służbowe w celach organizacyjnych, w tym koszty paliwa (nie dotyczy wyjazdów osób w charakterze wykładowcy – to koszt programowy),
    • wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń pracowników organizacji zaangażowanych w obsługę administracyjną zadania, w tym koordynatora, księgowej.

    Oprócz wyżej wymienionych kosztów, w uzasadnionych przypadkach ze środków dotacji dofinansowane mogą być wydatki majątkowe (inwestycyjne), w tym zakup środków trwałych. W konkursie „Polonia i Polacy za granicą 2021” możliwe jest to jednak tylko wtedy, jeśli Oferent zapewni co najmniej 20% wkładu własnego finansowego w zakresie takiego wydatku.

    Opracowując budżet projektu, powinniśmy zastanowić się nad podatkiem od towarów i usług (VAT). Gdybyśmy byli organizacją, która nie ma możliwości odzyskania podatku VAT, wszystkie koszty wskazane w budżecie projektu będą kosztami brutto i Vat będzie kosztem kwalifikowalnym. Gdyby, oferent miał możliwość odzyskania VAT, wtedy koszty zapisane w kosztorysie są kwotami netto i VAT jest kosztem niekwalifikowalnym.

    Koszty niekwalifikowalne w projekcie, to takie, które możemy ponieść tylko z własnych zasobów finansowych naszej organizacji.

    Są to m.in.:

    • zadłużenia i koszty obsługi zadłużenia,
    • kary i grzywny,
    • rezerwy na straty i ewentualne przyszłe zobowiązania,
    • odsetki  od zadłużenia,
    • straty związane z wymianą walut,
    • zakup nieruchomości (grunty, budynki),
    • inwestycje związane z budową nowych obiektów,
    • podatek  od towarów i usług (VAT), jeżeli może zostać odliczony w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
    • zakup napojów alkoholowych,
    •  podatki i opłaty, z wyłączeniem podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku od nieruchomości, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, składek na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
    • nagrody, premie i inne formy bonifikaty rzeczowej lub finansowej dla osób związanych z obsługą zadania publicznego i jego zarządzaniem,
    • koszty leczenia indywidualnych osób bądź pracowników oferenta,
    • Koszty  wydatkowane  niezgodnie z warunkami umowy dotacji (np. opłaty dokonane po upływie terminu realizacji projektu),
    • Koszty  wyjazdów służbowych osób zaangażowanych w realizację zadania na podstawie umowy cywilnoprawnej, chyba że umowa ta określa zasady i sposób podróży służbowych.

    Po ósme – KRYTERIA FORMALNE I MERYTORYCZNE DANEGO KONKURSU

    Każda oferta złożona w konkursie musi spełniać kryteria formalne i kryteria merytoryczne. Regulamin konkursu określa, jakie kryteria musi spełnić  oferent, aby jego oferta miała szanse na uzyskanie dofinansowania. Warto dokładnie przeczytać jakie kryteria będą brane pod uwagę przez komisję konkursową przy analizie i opiniowaniu oferty pod względem merytorycznym. Dzięki temu możemy tak przygotować ofertę, aby jak najlepiej pokrywała się z tymi kryteriami. Warto tutaj wspomnieć, że niektóre z tych kryteriów są kryteriami dostępu, czyli takimi, które musimy koniecznie spełnić, aby otrzymać dofinansowanie. W drugiej części „Dotacje na projekt – na co zwrócić uwagę”, opowiem, co jest najważniejsze przy opracowaniu wniosku o dofinansowanie i o tym, jak prawidłowo złożyć ofertę.

    Autor: Anna Jankowska

    ZOSTAW ODPOWIEDŹ

    Proszę wpisać swój komentarz!
    Proszę podać swoje imię tutaj

    Najnowsze

    IV Międzynarodowy Festiwal Pieśni Pamięci „Walczącym o Niepodległość” (17-19.11.21 r.)

    W imieniu głównego organizatora Stowarzyszenia Łagierników Żołnierzy Armii Krajowej pragniemy wszystkich Państwa zaprosić na IV Międzynarodowy Festiwal...

    Misja Victoria

    W 2016 r. trójka pasjonatów i polskich emigrantów w Anglii, zrealizowała swoje marzenie i założyła klub. Ich piłkarska córka  - Victoria Londyn...

    X edycja Festiwalu Filmów Polskich w Tokio (20-28.11.2021)

    20 listopada 2021 r. rozpocznie się X edycja Festiwalu Filmów Polskich 2021 w Japonii. Przegląd polskiej twórczości filmowej odbędzie się w prestiżowym...

    Niepodległa do Hymnu! Dołącz do akcji 11 listopada

    Zbliża się jedno z najważniejszych świąt dla każdego Polaka – 11 listopada – Narodowy Dzień Niepodległości. Biuro Programu „Niepodległa” zachęca, abyśmy uczcili...

    Polskie cmentarze, groby i zabytkowe nekropolie poza granicami kraju pod opieką MKiDN

    28.10.2021 r. polskie Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego przypomniało o pracach zrealizowanych i prowadzonych na nekropoliach na świecie pod nadzorem Ministerstwa, celem...

    Zobacz także