W poprzedniej części skupiliśmy się na regulaminie konkursu. W tym artykule chciałabym Państwu przybliżyć poszczególne etapy związane z opracowaniem wniosku o dofinansowanie. Wyobraźmy sobie, że mamy już przygotowany plan naszego projektu, jego wstępny budżet i wstępny harmonogram. Przeczytaliśmy dokładnie regulamin konkursu, zapoznaliśmy się z poszczególnymi załącznikami do regulaminu. I co dalej?Pora na opracowanie wniosku i złożenie go we właściwej instytucji.
WAŻNE – oferta to tylko opis projektu. Wielu oferentów myli go z projektem. Oferta czy wniosek to nie projekt. To plan, jak ten projekt będzie wyglądał.
Jak już wcześniej wspominałam, należy dokładnie przemyśleć schemat projektu, zwłaszcza powinniśmy to zrobić, zanim zaczniemy wpisywać go we wniosek. Zdarza się, co niestety jest dość poważnym błędem, że projekt wymyślany jest przez wnioskodawcę w trakcie wypełniania oferty
w generatorze. To zły pomysł. Taka sytuacja sprawia, że projekt często nie jest spójny i zazwyczaj trudno się domyślić, o co w nim chodziło wnioskodawcy.
Dzieje się tak dlatego, że w wielu przypadkach poszczególne podpunkty wniosku nie są odpowiednio uporządkowane i nie zawsze dadzą w pełni przemyślany obraz.
GENERATOR WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
Zazwyczaj ofertę czy wniosek o dofinansowanie, należy złożyć elektronicznie poprzez platformę internetową zwaną generatorem wniosków. Adres strony internetowej, na której zawieszona jest platforma, umieszczony jest w regulaminie konkursu.
Czym jest generator wniosków? Mówiąc wprost, jest to narzędzie informatyczne, przeznaczone do obsługi procesu ubiegania się o dotację. Poprzez generator możemy opracować i złożyć w wersji elektronicznej ofertę, możemy komunikować się z instytucją oceniającą wniosek, dodatkowo możemy zajrzeć do wcześniej złożonych wniosków.
Przykładem generatora jest narzędzie Witkac, znajdujące się na stronie www.witkac.pl. Jest to generator, który obsługujem.in. konkurs Kancelarii Prezesa Rady Ministrów „POLONIA I POLACY ZA GRANICĄ 2021”.
Witkac.pl, jak każde narzędzie tego typu, poprowadzi oferenta krok po kroku, aż powstanie wniosek, który należy złożyć zazwyczaj w wersji elektronicznej, którą, gdy tylko wymaga od nas donator, składamy w wersji papierowej do odpowiedniej instytucji. Informacje na temat terminu, miejsca i formy składania ofert, zawsze znajdziemy w regulaminie konkursu, w ramach którego aplikujemy. Warto zwrócić uwagę, na to, aby do oferty dodać odpowiednie załączniki oraz na to, by oferta była podpisana przez osoby uprawnione.
Aby dostać się do generatora, należy wejść na jego stronę, a następnie zalogować się do systemu. Jeśli robimy to po raz pierwszy, należy zarejestrować naszą organizację w generatorze a dopiero potem zalogować się do systemu.
Strona początkowa, to informacje na temat oferenta, w które wpisujemy odpowiednie dane. Zazwyczaj dotyczą one w przypadku organizacji zarejestrowanych w Polsce – danych dotyczących Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), w którym jest zarejestrowana nasza organizacja, PKD czy danych teleadresowych.
Po wpisaniu wszystkich danych wnioskodawcy przechodzimy do uzupełniania oferty. Podajemy termin realizacji projektu, wpisujemy tytuł projektu, obszar realizacji i ewentualne partnerstwo oraz dane partnera, z którym składamy wniosek. W niektórych generatorach należy również dokładnie opisać nasze partnerstwo, dlaczego powstało i w jakim celu.
UZASADNIENIE REALIZACJI PROJEKTU I CEL GŁÓWNY PROJEKTU
W tym podpunkcie wskazujemy cel główny projektu wynikający ze zdiagnozowanych problemów, które oferent powinien rozwiązać lub załagodzić poprzez realizację projektu. Cel musi być spójny
z celami szczegółowymi danego konkursu oraz powinien przekładać się na działania podjęte w projekcie. Cel główny projektu powinien być zwięzły.
Przykładem opisu celu głównego w projekcie może być formuła „Celem głównym projektu jest aktywizacja 200 osób – młodzieży polonijnej w wieku 16-21 lat z Grodna, poprzez warsztaty społeczne, które odpowiedzą na indywidualne potrzeby uczestników, prowadzone w okresie od marca do kwietnia 2020r.
W tym podpunkcie opisujemy również, w jaki sposób projekt przyczyni się do osiągnięcia celu bądź założeń danego konkursu. Uzasadniamy w nim potrzebę realizacji projektu. Wskazujemy konkretne problemy, które chcielibyśmy rozwiązać, albo opisujemy konkretne inwestycje bądź technologie, które powstaną w trakcie realizacji projektu. Identyfikujemy główne potrzeby realizacji projektu.
W projektach „miękkich”, czyli projektach dotyczących edukacji, integracji społecznej czy wsparcia rynku pracy, identyfikujemy potrzeby, oczekiwania i bariery naszej grupy docelowej. Dodatkowo wskazujemy źródło, z jakiego korzystaliśmy podczas prowadzenia analizy problemowej.
WSKAŹNIKI
W wielu generatorach należy dokładnie określić wskaźniki projektu. Wskaźniki (inaczej mówiąc efekty lub rezultaty) często opisane są w regulaminach konkursów. Warto tutaj dodać, że dobór wskaźników projektu powinien być opracowany już na etapie planowania założeń tego przedsięwzięcia. Wybierając wskaźniki i określając ich wartości (np. organizacja koncertu plenerowego z udziałem 500 osób), zobowiązujemy się jako przyszły projektodawca, do ich spełnienia. Na etapie opisu oferty, w trakcie ubiegania się o dofinansowanie, oferent wskazuje, jakie wskaźniki będzie monitorował i z jakich wskaźników będzie rozliczany. Pamiętajmy, że mamy obowiązek wykazać je również po zakończeniu realizacji projektu w okresie, gdy widoczne są jego efekty (od 3 do pięciu lat po zakończeniu projektu). Przykład z konkursów niepolonijnych – wskaźnikiem jest liczba nowych technologii wdrożonych w produkcji żarówek – więc przez 5 lat musimy wykazać, że stosujemy nowe technologie w procesie produkcyjnym. To bardzo ważne np. przy projektach dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej: wskaźniki są monitorowane zarówno w trakcie realizacji projektu, jak też po jego zakończeniu.
Dla grantobiorcy wskaźniki są o tyle ważne, że ich monitorowanie podczas projektu pozwoli mu szybko wyłapać problemy w realizacji. Dzięki temu będziemy mogli na nie szybko zareagować. Do każdego ze wskazanych we wniosku wskaźników musimy określić wartość docelową. Powinniśmy opisać, w jaki sposób będziemy je mierzyć, z jaką częstotliwością i jakie jest źródło danych do ich pomiaru. Podam przykład wskaźnika oraz źródło i sposób pomiaru.
Przykład:
Wskaźnik: Liczba osób poniżej 30 lat, które uzyskały kwalifikacje lub nabyły kompetencje po opuszczeniu programu
Jednostka pomiaru: osoby
Wartość docelowa wskaźnika: 85 kobiet, 20 mężczyzn, ogółem – 105 osób
Źródło danych do pomiaru wskaźnika:
a).kopie zaświadczeń o ukończeniu szkolenia zawierające efekty uczenia się
b). kopie certyfikatów zawodowych potwierdzających kwalifikacje
Sposób pomiaru wskaźnika
a). walidacja i pomiar do 4 tygodni od zakończenia szkolenia przez Uczestników Projektu
b).walidacja i pomiar do 4 tygodni od zakończenia przez Uczestników Projektu szkolenia
Źródłem informacji, z którego wynikać będzie rzeczywista wartość osiągniętego wskaźnika, mogą być odpowiednie dokumenty np. protokoły odbioru, listy obecności, umowy, zaświadczenia itp.
Zazwyczaj wskaźniki ujęte w dokumentacji konkursowej są dla wnioskodawców obligatoryjne tj. wnioskodawca powinien zawrzeć je w składanej ofercie.
Wskaźniki dzielimy na:
a). wskaźniki produktu – wskaźniki określone na poziomie projektu, powiązane bezpośrednio z wydatkami ponoszonymi w projekcie. Przykład takiego wskaźnika to m.in;
- Liczba osób niepracujących objętych wsparciem w programie
Do wskaźników produktu zaliczane są też wskaźniki horyzontalne. W regionalnych programach operacyjnych realizowanych w projektach dofinansowanych ze środków unijnych takimi wskaźnikami mogą być:
- Liczba obiektów dostosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnościami;
- Liczba osób objętych szkoleniami/ doradztwem w zakresie kompetencji cyfrowych;
- Liczba projektów, w których sfinansowano koszty racjonalnych usprawnień dla osób
z niepełnosprawnościami; - Liczba podmiotów wykorzystujących technologie informacyjno-komunikacyjne (TIK);
Wymienione powyżej wskaźniki horyzontalne są wskaźnikami kluczowymi dla Komisji Europejskiej w wymienionych w nich obszarach, dlatego w każdym wniosku są one zazwyczaj obligatoryjne.
b). wskaźniki rezultatu – wskaźniki określone na poziomie projektu, odnoszące się do bezpośrednich efektów, których realizacja jest wynikiem projektu, ale mogą mieć na nie wpływ także inne zewnętrzne czynniki; niepowiązane bezpośrednio z wydatkami ponoszonymi w projekcie. Wskaźniki rezultatu określają wpływ, jaki projekt ma na otoczenie społeczno – ekonomiczne.
Przykład takiego wskaźnika to m.in.:
- Liczba osób, które uzyskały kwalifikacje lub nabyły kompetencje po opuszczeniu programu
Tak jak miało to miejsce w przypadku wskaźników produktu, również wśród wskaźników rezultatu wyróżniamy wskaźniki horyzontalne np.:
- Wzrost zatrudnienia we wspieranych podmiotach (innych niż przedsiębiorstwa);
- Liczba utrzymanych miejsc pracy;
- Liczba nowo utworzonych miejsc pracy – pozostałe formy.
Powyższe wskaźniki zazwyczaj muszą być wymienione we wniosku (są obligatoryjnie), zwłaszcza gdy odpowiadają charakterowi danego projektu.
W niektórych generatorach nie ma typowych wskaźników. W opisanym powyżej generatorze WITKAC wskaźnikami są rezultaty projektu i produkty zadania. Przykładem rezultatu projektu może być wtedy
- „Liczba osób do których dotrze internetowa kampania reklamowa”,
a produktem zadania
- „Liczba stron internetowych dotyczących projektu”.
GRUPY DOCELOWE
W tym podpunkcie, opisujemy grupy docelowe projektu. Należy tutaj opisać kogo obejmiemy wsparciem. Dodatkowo musimy w sposób przejrzysty i zwięzły opisać, z jakich danych korzystaliśmy, określając naszą grupę docelową. Jeśli było to badanie własne, to musimy opisać je tak, aby Ekspert oceniający nasz wniosek, wiedział skąd pochodzą dane i uznał, że dobrze poznaliśmy naszych odbiorców. W analizie powinniśmy wskazać wszystkie istotne cechy naszej grupy docelowej, jej potrzeby, oczekiwania oraz bariery uniemożliwiające ich uczestnictwo w projekcie. Powinniśmy w miarę dokładnie i precyzyjnie uzasadnić wybór tej konkretnej grupy.
SPOSÓB REKRUTACJI
Jeśli nasz projekt przewiduje rekrutację, to we wniosku musimy opisać również, jak zrekrutujemy naszą grupę docelową (uczestników projektu). Jednakże nie jest to punkt, który znajdzie się we wszystkich wnioskach. Jeśli jednak będzie to konieczne, to w tym miejscu musimy opisać dokładnie, jak zrekrutujemy naszą grupę docelową, jakie działania promocyjno-informacyjne podejmiemy, jakie będą poszczególne etapy rekrutacji. Należy pamiętać, aby podczas rekrutacji zastosować zasady równościowe tj. zasady związane z brakiem dyskryminacji ze względu na płeć, niepełnosprawność, religię, pochodzenie etniczne, poglądy polityczne itp.
RYZYKO
W wielu wnioskach należy również opisać ryzyka, jakie przewidujemy w naszym projekcie. Jeśli pomysł projektu był przez nas wcześniej przemyślany, to również musieliśmy zastanowić się nad sytuacjami niepewnymi.
Przykładem takiego zapisu może być:
- Ryzyko- Niezrekrutowanie zakładanej liczby osób; działania projektu nie odpowiedzą na potrzeby adresatów projektu;
- Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka – niskie
- Uzasadnienie wskazujące na: możliwe sposoby minimalizacji ryzyka (w przypadku jego wystąpienia), przeciwdziałania ryzyku – Oferent posiada bogate doświadczenie w realizacji tego typu projektu. Dodatkowo skonsultowano zakres projektu z potencjalnymi adresatami. Minimalizacja – bieżąca analiza i monitoring rekrutacji, podjęcie szerokich działań promocyjno – informacyjnych. W sytuacji wystąpienia ryzyka – intensyfikacja działań rekrutacyjnych, promocyjnych, motywacyjnych (dodatkowe: ulotki, plakaty, spotkania terenowe, e-mailingi), kampania informacyjna, wielotorowa rekrutacja.
Gdy w trakcie planowania projektu, zdiagnozujemy sytuacje niepewne i zastanowimy się nad ich rozwiązaniem, ta część oferty nie będzie stanowiła dla nas żadnego problemu.
ZADANIA
W tej części opisujemy dokładnie zaplanowane działania w projekcie. Należy tutaj zwrócić uwagę, aby były one zgodne zarówno z harmonogramem, jak i z budżetem. Planując projekt, sprawdźmy, zanim wpiszemy nasze pomysły do oferty, czy są one ze sobą spójne i czy mają sens. Przede wszystkim czy nasze działania odpowiadają celom naszego projektu i rozwiązują stawiane przez nas problemy lub zaspokajają opisywane potrzeby. Dokładnie, na ile to możliwe, opiszmy potrzebę realizacji poszczególnych zadań. Dodatkowo w zadaniach opiszmy, jakie działania przeprowadzimy na rzecz wyrównywania szans.
POTENCJAŁ I DOŚWIADCZENIE
W tym punkcie należy wskazać potencjał finansowy, kadrowy i techniczny oferenta. Należy opisać, w jaki sposób będziemy wykorzystywali ten potencjał w ramach projektu.
Potencjał kadrowy – opisujemy osoby zaangażowane do projektu, wpisujemy w jakim wymiarze czasu pacy będą pracowały oraz jakie będą wykonywały funkcje (koordynator, specjalista ds. rozliczeń, specjalista ds. rekrutacji, doradca, pracownik naukowy, specjalista ds. monitoringu i ewaluacji, asystent itp.).
Potencjał techniczny – opisujemy, jakim sprzętem i nieruchomościami dysponujemy (np. lokal o powierzchni Xm2, urządzenie wielofunkcyjne, samochody służbowe, serwery, wyposażenie biura itp.).
Potencjał finansowy wynika ze sprawozdania finansowego danej organizacji lub instytucji – tutaj zazwyczaj piszemy, jaki był obrót organizacji za ostatni rok obrotowy oraz jakimi zasobami finansowymi dysponujemy.
W tym punkcie opisujemy również, jakie mamy doświadczenie w realizacji tego typu projektów lub jakichkolwiek projektów adresowanych dla danej grupy odbiorców na danym obszarze. Możemy wpisać również, z jakimi instytucjami współpracowaliśmy przy realizacji poprzednich przedsięwzięć
i które z nich mogłyby potwierdzić nasze doświadczenie. Warto wpisać tutaj nazwy instytucji i ich dane teleadresowe, w celu ich weryfikacji przez Ekspertów oceniających naszą ofertę.
ZARZĄDZANIE
W tym polu wskazujemy, jak będzie zarządzany nasz projekt. Powinniśmy zapisać z jakiej metodologii zarządzania projektem będziemy korzystali, czy zarządzanie personelem będzie pionowe czy poziome. W jaki sposób będzie prowadzona komunikacja w zespole projektowym. Wskazujemy również lokalizację tzw. biura projektu, czyli miejsca, w którym będzie dostępna dokumentacja i będzie obecny personel projektu. Opisujemy również, w jaki sposób będziemy prowadzili monitoring realizacji naszego przedsięwzięcia.
HARMONOGRAM I BUDŻET
Jeśli wcześniej zaplanowaliśmy nasz projekt, to zaplanowaliśmy również wstępny budżet i harmonogram realizacji. W tych polach wpisujemy nasz budżet, o ile oczywiście jest on zgodny z regulaminem konkursu. Należy pamiętać, że regulamin zawiera informacje o tym, jaka jest kwota minimalna, a jaka maksymalna dotacji/grantu, o którą możemy się starać. Dodatkowo w regulaminie zawarte są informacje, jak długo powinien trwać projekt i kiedy powinniśmy go zacząć oraz w jakim okresie możemy go zrealizować. Często są to projekty możliwe do realizacji tylko w danym roku finansowym np. od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.
Nasze zaplanowane działania w projekcie, muszą być spójne z celem, harmonogramem i budżetem.
Jest to niezwykle istotne, gdyż dzięki temu Eksperci oceniający wniosek, będą mogli ocenić kwalifikowalność i racjonalność wydatków i to, czy wynikają one bezpośrednio z opisanych wcześniej zadań i ich etapów. Przygotowując wniosek, musimy zwrócić uwagę, aby wszystkie opisane
w kosztorysie projektu elementy były także wyjaśnione, uwzględnione w opisie całego projektu we wcześniejszej części wniosku.
Pamiętajmy, że opracowując budżet powinniśmy przestrzegać głównych zasadach kwalifikowalności wydatków – racjonalności i efektywności tzn., aby stawki przez nas wpisane do budżetu odpowiadały stawkom rynkowym – nie były ani przeszacowane, ani niedoszacowane.
Opracowując harmonogram zastanówmy się nad chronologicznym ułożeniem naszych zadań w projekcie. Cały czas pamiętajmy, żeby były one ze sobą spójne. Niektóre działania możemy zacząć realizować przed zakończeniem innych, niektóre są następstwem poprzednich, a jeszcze inne możemy prowadzić jednocześnie. Nie powinno być żadnych przerw w realizacji projektu. W harmonogramie musimy rozplanować poszczególne etapy realizacji projektu na cały czas jego trwania np. od maja do grudnia. Dobrze zaplanowany harmonogram pozwoli nam na prawidłową realizację projektu zgodnie z przyjętymi wcześniej zamierzeniami.
PAMIĘTAJ
– OFERTA TO NIE PROJEKT, TYLKO SPISANY PLAN PROJEKTU;
– WNIOSEK MUSI BYĆ SPÓJNY W KAZDEJ SWOJEJ CZĘŚCI – CEL, ZADANIA, BUDŻET I HARMONOGRAM POWINNY TWORZYĆ PEŁNY PRZEJRZYSTY OPIS PROJEKTU;
– WNIOSEK POWINIEN BYĆ ZWIĘZŁY, PRZEJRZYSTY I NA TEMAT; NAJLEPIEJ TWORZYĆ JEDEN WNIOSEK DO JEDNEGO PROJEKTU. POZWALA TO ZACHOWAĆ PRZEJRZYSTOŚĆ DZIAŁAŃ
– OPRACOWANY BUDŻET MUSI BYĆ RACJONALNY I EFEKTYWNY;
Życzę Państwu powodzenia w realizacji Waszych pomysłów.
Autor: Anna Jankowska