Złożyliśmy wniosek o dofinansowanie naszego projektu. Czekamy na ogłoszenie wyników…
Nareszcie są!!!
HURRA !!! Nasz projekt jest na liście jako JEDEN z rekomendowanych do dofinansowania.
Co teraz muszę zrobić???
UMOWA O DOFINANSOWANIE
Pierwszym krokiem po otrzymaniu pisma o tym, że nasz projekt otrzymał pozytywną ocenę jest podpisanie umowy z donatorem. Pismo potwierdzające przyznanie dotacji, które otrzymasz będzie zawierało również informacje, jakie dokumenty należy zgromadzić, aby podpisać umowę oraz do kiedy musi to nastąpić.
Umowa jest zawsze w formie pisemnej, przygotowana przez daną instytucję, do której składaliśmy wniosek, bądź ofertę.
W poprzednich artykułach zwracałam uwagę na dokumenty, które są zamieszczone przy opisie konkursu, na który składamy wniosek, a które powinniśmy znać przy opracowaniu projektu.
Pośród tych dokumentów znajduje się również wzór umowy o dofinansowanie wraz z załącznikami, jakie należy złożyć przy jej podpisaniu.
Warto zatem wcześniej przygotować wymienione we wzorze załączniki, tak, aby gdy znajdziemy się na liście z rekomendacją dofinansowania, być przygotowanym do sprawnego podpisania umowy.
WAŻNE – wykaz dokumentów może różnić się w zależności od rodzaju projektu, jak też od podmiotu, jaki będzie ten projekt realizował.
Przykładem załączników koniecznych przy podpisaniu umowy mogą być
- dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa (CEIDG, KRS, NIP i REGON),
- kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego,
- aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (ZUS, US),
- dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (weksel, gwarancja bankowa, poręczenie)
- oryginał wniosku o dofinansowanie/oferty podpisany przez osoby uprawnione
- budżet/kosztorys realizacji zadania/harmonogram
- umowa partnerska/umowa na ofertę wspólną
Czym jest umowa o dofinansowanie?
Umowa taka to nic innego jak dokument, który zawiera wszystkie warunki związane z przyznaniem dotacji np. jej wysokość, wkład własny, harmonogram realizacji projektu, budżet oraz obowiązki beneficjenta.
Do umowy załącza się również nasz „wygrany” wniosek o dofinansowanie. Jest to o tyle istotne, że każde zmiany, które będziemy chcieli wprowadzić do projektu, powinny być zawsze zaakceptowane przez instytucję-donatora, a niektóre modyfikacje będą wymagały aneksowania umowy. Wszystkie wprowadzone przez nas poprawki w projekcie zmienią zakres umowy, a to może spowodować konieczność zwrotu dotacji, gdyż dotacja nie będzie wykorzystana tak, jak zakładała umowa. Oczywiście wszelkie modyfikacje projektu są jak najbardziej możliwe, ale tylko pod warunkiem ich pisemnego zgłoszenia donatorowi i zaakceptowania przez niego. Należy w takiej sytuacji wysłać jeszcze w okresie obowiązywania umowy pismo do instytucji, a w nim odpowiednio uargumentować, dlaczego nasze zmiany są konieczne i jak wpłyną na realizację naszego projektu.
Zaktualizowany wniosek, będzie nadal załącznikiem do umowy o dofinansowanie. Zazwyczaj w każdej umowie występuje zapis, że projekt będziemy realizowali zgodnie z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie.
Podpisaliśmy umowę, otrzymaliśmy zaliczkę bądź całość dotacji na nasze konto projektowe i co dalej?
Poniżej opiszę Państwu, na co zwrócić uwagę, by uniknąć zwrotu dotacji oraz jak przygotować się do rozliczenia projektu.
WYTYCZNE W ZAKRESIE KWALIFIKOWALNOŚCI
W projektach unijnych, w zapisach umowy, są odwołania do określonych dokumentów programowych, które Beneficjent (czyli podmiot realizujący projekt) powinien znać. Jednym z takich dokumentów są Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków. To niezwykleważny dokument, którego znajomość ułatwi nam realizację naszego projektu w sposób prawidłowy. Z niego dowiemy się jak realizować projekt, by koszty które przy jego realizacji wydamy były kwalifikowalne. Pamiętajmy jednak o tym, że instytucja ma prawo aktualizować ten dokument, a naszym obowiązkiem jest sprawdzać, jakie zmiany zostały dokonane, gdyż przez cały okres realizacji projektu obowiązują nas najnowsze zapisy Wytycznych.
Przy niektórych projektach nie ma takich wytycznych. Wówczas koszty kwalifikowalne ujęte są w katalogu zapisanym w regulaminie konkursu, na który składaliśmy wniosek bądź ofertę np. jak ma to miejsce w przypadku realizacji zadań publicznych w ramach dotacji. Ww. wytyczne są wówczas częścią składową regulaminu konkursu.
WYODRĘBNIONA KSIĘGOWOŚĆ PROJEKTU
Umowa o dofinansowanie określa nam również, jak powinna wyglądać księgowość projektu.
Zazwyczaj w projektach z dotacji publicznych musi być ona wyodrębniona. Cóż to oznacza?
Nic innego tylko to, że niezależnie od stosowanej księgowości, w ramach już prowadzonej ewidencji księgowej, beneficjenci zobowiązani są do wyodrębnienia kosztów związanych z projektem np. poprzez wprowadzenie na potrzeby projektu odrębnych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych lub odpowiedniego, wydzielonego na potrzeby projektu kodu księgowego.
To jak wyodrębnimy księgowość projektu zależy od nas. Powinniśmy jednak kierować się podstawową zasadą, że sposób prowadzenia ewidencji księgowej wydatków projektowych powinien umożliwić wyodrębnienie wszystkich zdarzeń gospodarczych związanych z otrzymaniem dotacji tak, aby łatwo było je znaleźć i łatwo skontrolować. Celem wyodrębnienia księgowości projektu jest:
- wyodrębnienie wszystkich zdarzeń gospodarczych związanych z otrzymaniem dotacji
- z wydatkowaniem pochodzących z niej środków,
- sporządzanie sprawozdań,
- przeprowadzenie kontroli wykorzystania tych środków,
- uzyskanie informacji o ewentualnym, wygenerowanym przez dany projekt dochodzie oraz
o kwalifikowalności podatku od towarów i usług.
Krótko mówiąc, gdy nasz projekt będzie kontrolowany, powinniśmy umieć wskazać, jak prowadziliśmy jego księgowość. Dodatkowo, kierownik projektu zobowiązany jest do ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków otrzymanych w ramach dofinansowania
i ujęcie ich w polityce rachunkowości oraz dokonania zmian w zakładowym planie kont.
WAŻNE – obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu powstaje z chwilą rozpoczęcia realizacji projektu – najpóźniej z dniem podpisania umowy o dofinansowanie.
RACHUNEK BANKOWY
W ramach projektu powinniśmy uruchomić rachunek lub subkonto bankowe przypisane tylko do naszego projektu. Na to konto zostanie przekazana dotacja. Dzięki wyodrębnionemu na potrzeby realizacji projektu kontu bankowemu, podczas kontroli wydatków łatwiej będzie nam wskazać, które koszty są kosztami związanymi z naszym projektem. Pamiętaj, że beneficjent zawsze musi dokonywać płatności związanych z realizacją dotacji zgodnie z umową o dofinansowanie. Zazwyczaj w ww. umowie zawarte są zasady i terminy kwalifikowalności wydatków zgodnych często z terminem realizacji zadania lub wszelkich płatności związanych z dotacją, gdy dofinansowanie dotyczy projektów unijnych.
KWALIFIKOWALNOŚĆ UCZESTNIKÓW
W niektórych projektach, np. społecznych, będziemy rozliczani również z kwalifikowalności uczestników projektu. W przypadku takich projektów, należy brać pod uwagę to, że nie możemy kierować wsparcia w ramach naszego przedsięwzięcia do kogokolwiek. Zawsze musimy pamiętać, jakie były założenia konkursu, w ramach którego realizujemy projekt i kierować go do odpowiedniej grupy docelowej. Kwalifikowalność uczestników projektu to nic innego niż objęcie wsparciem tylko i wyłącznie grupy docelowej wskazanej w regulaminie konkursu (lub dokumencie programowym przypisanym do danego konkursu). Nie wolno nam kierować działań projektu do innych osób, gdyż koszty związane ze wsparciem takich osób, nie będą kwalifikowalne i jednym słowem – będziemy musieli ponieść je z własnych zasobów.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
Czym są wydatki kwalifikowalne?
Według definicji koszty kwalifikowalne to wydatki konieczne do poniesienia przy realizacji projektu, merytorycznie uzasadnione. Czy zatem wszystkie koszty naszego całego przedsięwzięcia projektowego są kosztami kwalifikowalnymi? Niestety nie.
Pisząc wniosek o dofinansowanie, w regulaminie konkursu często wskazane są koszty, które możemy w ramach projektu ponieść. Zatem są to koszty, które już na etapie konkursu wskazuje nam donator, na co możemy przeznaczyć jego pieniądze. Nie wszystkie koszty mogą być uznane za kwalifikowalne. W ramach Funduszy Europejskich możemy sfinansować tylko określony katalog wydatków. Zatem wydatki niekwalifikowalne nie oznaczają, że są wydatkami błędnymi czy źle policzonymi. Są to takie wydatki, których nie wolno nam rozliczyć z danej dotacji, nawet gdyby w naszej ocenie były one konieczne.
Już na etapie wniosku o dofinansowanie, instytucja ocenia nasz budżet projektu pod kątem kwalifikowalności kosztów. Jest to pierwsza ocena kwalifikowalności naszych wydatków w projekcie. Ale żeby nie było tak łatwo, w projektach unijnych, druga ocena kwalifikowalności naszych wydatków będzie na etapie sprawozdawczości wydatków w tzw. weryfikacji wniosku o płatność/wniosku końcowego, a kolejna podczas kontroli projektu. Dotacje za zadanie publiczne wypłacane są w całości po podpisaniu umowy i jego rozliczenie następuje po zakończeniu zadania. W tym przypadku nie obowiązuje wniosek o płatność, jak ma to miejsce przy projektach unijnych.
Główna zasada kwalifikowalności wydatków mówi wprost, że w trakcie realizacji projektu mamy wydawać pieniądze w sposób racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Dodatkowo koszty poniesione będą w okresie wskazanym w umowie/wniosku o dofinansowanie/ofercie i będą zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
Zawsze zaglądaj do dokumentów programowych danego konkursu/programu np. do wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków czy regulaminu konkursu. Dzięki nim łatwiej będzie określić, co jest kosztem kwalifikowalnym, a co nim nie jest.
Reasumując, wydatek kwalifikowalny to taki, który jest:
- niezbędny i celowy
- faktycznie poniesiony
- racjonalny i efektywny
- udokumentowany
- zgodny w przepisami prawa
- zgodny z budżetem.
DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE WYDATKI W PROJEKCIE
Dowodami poniesienia wydatku w projekcie mogą być zapłacone faktury, rachunki, umowy o dzieło lub zlecenia wraz z rachunkami do nich, dokumenty potwierdzające zapłatę, dokumenty księgowe o wskazanej równoważnej wartości dowodowej.
Dobrą praktyką jest założenie segregatorów na dokumentację projektową i odpowiednie ich opisanie. Ja zazwyczaj mam segregatory dla danego projektu w jednym kolorze, opisane zgodnie z zasadami promocji obowiązującymi w danym konkursie i zazwyczaj opisanymi w umowie. Dodatkowo moje dokumenty są tak posegregowane, żeby łatwo było je znaleźć. Oddzielnie mam założony segregator na dokumenty takie jak: umowy z wykonawcami czy kadrą projektu, osobny na zamówienia publiczne, na promocję projektu, na dokumenty finansowe, na rekrutację uczestników itd. Pozwoli to nie tylko sprawnie realizować projekt, ale również znaleźć szybko wskazane przez kontrolerów odpowiednie dokumenty podczas kontroli projektu.
Każdy dokument powinien być odpowiednio opisany. W przypadku realizacji projektów unijnych, dokumenty projektowe powinny być zazwyczaj odpowiednio oznaczone logotypem wskazanym przez danego donatora. W umowie jasno wskazane są obowiązki beneficjenta w zakresie promocji projektu, na co również zwracam Państwu uwagę, gdyż to również podlega kontroli.
Dokumenty finansowe, powinny być opisane pod kątem danego wydatku, pozycji kosztorysu projektu, którego dotyczy, a także opatrzone numerem umowy, nazwą donatora i nazwą realizowanego projektu. Opisy takie powinny być prowadzone zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości oraz z zapisami umowy z donatorem. Warto na to zwrócić uwagę na początku realizacji projektu, gdyż wymagania dotyczące opisów dokumentów księgowych projektu różnią się pomiędzy donatorami. Wszystkie oryginalne dokumenty księgowe, które będą dotyczyły projektu, muszą być odpowiednio opisane. Z opisu na tych dokumentach powinno wynikać, że wydatek był konieczny i że ma związek z naszym projektem.
Przykład – w projektach unijnych na odwrocie dokumentu księgowego wpisywane są np. następujące informacje:
- Projekt finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa
- Numer i nazwa projektu
- Numer umowy
- Rodzaj i nr kategorii wydatku
- Opis wydatku
- Kwota wydatku kwalifikowanego
- Projekt jest/nie jest realizowany w oparciu o Ustawę̨ z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (art. 3 ust.5)
- Sprawdzono pod względem merytorycznym – data i podpis
- Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym – data i podpis
- Nr ewidencyjny
- Pozycja w tabeli wydatków
W przypadku realizacji zadań publicznych wymagane przez donatorów opisy dokumentów finansowych zawierają następujące elementy:
- Nazwa projektu
- Realizowany zgodnie z umową nr …… z dnia ………..w ramach programu ………………………
- nazwa wydatku:
- kwota ogółem :
- Płatne ze środków:
- /nazwa donatora/ w kwocie
- środków własnych w kwocie
- dotyczy poz. … preliminarza
- Data zapłaty za fakturę ________________________
- forma płatności:
- Pieczęć organizacji
- Sprawdzono pod względem merytorycznym (podpis, pieczęć)
- Sprawdzono pod względem finansowym (podpis, pieczęć)
DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE ZAŁOŻONE WSKAŹNIKI W PROJEKCIE
W ramach projektu powinniśmy również zadbać o dokumenty, które potwierdzą nam osiągnięcie zamierzonych wskaźników/rezultatów. Bez rozliczenia wskaźników nie będziemy mogli mieć rozliczonego projektu. Ich brak albo nieosiągnięcie, w założeniach wskazanych we wniosku o dofinansowanie czy ofercie, może stanowić podstawę do obniżenia przyznanej dotacji i jej zwrotu. W skrajnych przypadkach może być podstawą do zwrotu całego dofinansowania. Regularny monitoring założonych wskaźników pozwoli nam na ich stałe kontrolowanie i w razie potrzeby wdrożenie odpowiednich działań zaradczych.
Beneficjenci mają obowiązek badać niektóre wskaźniki, również po zakończeniu projektu (trwałość projektu). Jeżeli w ramach projektu zostanie przeprowadzona inwestycja, to każdego beneficjenta obowiązuje tzw. okres trwałości.
Co to oznacza? Jest to czas, w którym należy zachować rezultaty projektu. Przez okres 3- 5 lat od daty zakończenia projektu nie wolno nam wprowadzać w inwestycji tzw. znaczących modyfikacji np. sprzedać maszyny zakupione ze środków z dotacji czy zaprzestać produkcji z wykorzystaniem takiego urządzenia. Naruszeniem trwałości projektu może też być zmiana charakteru projektu, jego cele lub warunki realizacji. Niezachowanie trwałości projektu skutkować może zwrotem środków wraz z naliczonymi odsetkami.
KONTROLA PROJEKTU
Każdy projekt może podlegać kontroli. Wielu moich klientów bardzo się tego obawia. Gdy przychodzi pismo zapowiadające kontrolę, zaczynają zastanawiać się czy wszystko jest w należytym porządku. Weryfikacje są czymś naturalnym. Każdy z nas, gdyby przekazał swoje pieniądze na jakieś cele, chciałby, wiedzieć, czy są one dobrze wydatkowane, nieprawdaż? Zatem nie ma się czemu dziwić, że dotacje również podlegają takim weryfikacjom.
Jeśli realizujemy nasz projekt zgodnie z umową, dokumentami programowymi, budżetem i harmonogramem, nie mamy się czego obawiać.
ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTOWEJ
Umowa o dofinansowanie wskazuje konieczność przechowywania dokumentacji projektowej. Zawarte w niej zapisy określają okres, jaki jest wymagany na archiwizację dokumentów, tak, aby można ją było w razie potrzeby udostępnić przedstawicielom odpowiednich instytucji/donatorów.
SPRAWOZDAWCZOŚĆ
W tym artykule nie opisuję, jak wypełnić wniosek o płatność czy też wniosek końcowy z rozliczenia zadania publicznego. Zapraszam do mojego kolejnego artykułu, w którym będę chciała przybliżyć Państwu ten temat bardziej szczegółowo. Dzisiaj skupmy się na podstawowych informacjach. Wiemy już jak opisywać dokumenty, wiemy na co zwracać uwagę.
W umowie z donatorem, zazwyczaj zawarta jest informacja, jak często beneficjent ma obowiązek składać sprawozdanie z postępu prac w projekcie. `W zależności od konkursu sprawozdanie takie może być składane w trybie trzymiesięcznym lub nawet rocznym, jak ma to miejsce przy rozliczeniu zadania publicznego. Sprawozdania zazwyczaj składa się na obowiązującym w danej instytucji formularzu.
W projektach współfinansowanych ze środków unijnych, sprawozdania zazwyczaj składa się w cyklach kwartalnych. Opisuje się w nich, jakie działania podjęto w związku z realizacją projektu, jakie są efekty tych działań, jakie osiągnięto wskaźniki oraz jakie poniesiono w tym okresie koszty. Dodatkowo przedstawia się plan na kolejny okres sprawozdawczy. Przy realizacji niektórych projektów, konieczne jest złożenie harmonogramów na kolejny miesiąc realizacji projektu.
Pomimo tego, że przy projektach, gdzie realizowane jest zadanie publiczne, rozliczenie jest 15 lub 30 dni od ostatniego dnia po zakończeniu realizacji zadania, donator może wezwać beneficjenta w trakcie realizacji projektu do złożenia sprawozdania częściowego z wykonania zadania publicznego. Należy złożyć je w terminie podanym w umowie. Ale oczywiście może zdarzyć się również tak, że beneficjent składa tylko sprawozdanie końcowe z realizacji całego zadania publicznego. Wtedy rozliczamy zadanie wnioskiem końcowym.
Ważne jest, aby dobrze wypełnić sprawozdania, gdyż niewyjaśnione w nich błędy mogą skutkować zerwaniem umowy lub zwrotem części albo całości dotacji. Do niektórych sprawozdań, oprócz zestawienia wydatków, mogą być Państwo zobowiązani przez donatora do załączenia kopii dokumentów finansowych lub innych (np. kopii materiałów promocyjnych projektu, dokumentacji fotograficznej czy filmowej z realizacji zadania itp.) związanych z realizacją projektu. Donator może również żądać dodatkowych informacji czy wyjaśnień do danego sprawozdania. Wtedy w trybie określonym umową, należy takie wyjaśnienia złożyć czy przekazać odpowiednie dokumenty.
RODO
W trakcie realizacji projektu, każdy beneficjent, zobowiązany jest do stosowania się do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), zwanego RODO oraz zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Obowiązki związane z RODO opisane są szczegółowo w umowie o dotację.
Na dzisiaj to tyle. Zapraszam do mojego, następnego artykułu dotyczącego wypełnienia wniosku końcowego rozliczającego projekt/ rozliczenia końcowego zadania publicznego, w którym postaram się Państwu przybliżyć na co zwrócić uwagę. Rozliczenie projektu, może nie jest najprostszą sprawą, ale nie taki diabeł straszny, jak go malują…
Autor: Anna Jankowska